如何解决团队协作的五大障碍?

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企业中的官僚主义是指,一个人所说的话和所做的事,是为了让其他人按其期望的那样作出反应,而不是出于他们自己真实的想法。

企业最根本的竞争优势既不是来自资本实力、发展战略,也不是来自技术,而是来自团队协作,因为团队协作能力是非常强大而且弥足珍贵的。

但是,大多数企业中,真正的团队协作仍然很难实现。

企业之所以不能实现良好的团队协作,是因为它们不自觉地陷入了五个很普通但却很危险的沼泽之中,我在这里称其为团队协作的五大障碍。

1、团队协作的五大障碍

团队协作的五大障碍分别是:

1,缺乏信任
2,惧怕冲突
3,欠缺投入
4,逃避责任
5,无视结果

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人们很可能误以为这五大障碍是各自独立的,实际上它们共同形成了一个模式,这使得它们中的每一项都可能成为企业团队的致命杀手。因此,我们有必要在这里简要介绍团队协作的这五大障碍以及它们共同形成的模式,这样有助于更清楚地说明问题。

1.团队协作的第一大障碍是团队成员之间缺乏信任。该问题源于团队成员大都害怕成为别人攻击的对象。大家不愿意相互敞开心扉,承认自己的缺点和弱项,从而导致无法建立相互信任的基础。

2.无法建立相互信任的危害极大,因为它为第二大障碍——惧怕冲突奠定了基础。缺乏信任的团队无法产生直接而激烈的思想交锋,取而代之的是毫无针对性的讨论以及无关痛痒的意见。

3.缺乏必要的争论之所以成为不利的问题,是因为它必然致使团队协作面临第三大障碍:欠缺投入。团队成员如果不能切实投入,在热烈、公开的辩论中表达自己的意见,他们即使表面上在会议中达成一致,也很少能够真正统一意见,作出决策。

4.因为投入不够,且实际上并没有达成共识,团队成员就会逃避责任,这就是第四大障碍。由于没有在计划或行动上真正达成一致,所以即使最认真负责的人发现同事的行为有损集体利益的时候,也会犹豫不决而不予以指出。

5.如果团队成员不能相互负责、督促,第五大障碍就有了赖以滋生的土壤。当团队成员把个人的需要(如个人利益、职业前途或能力认可)或甚至他们的分支部门的利益放在整个团队的共同利益之上时,就导致了无视结果

就这样,根据连锁反应,只要这五大障碍中有一项发生,整个团队就要深受其害了。

另外一个理解该模式的方法是从相反的角度考虑——也就是从积极方面入手,设想一下真正团结一致的团队的特征:

1.成员之间相互信任。

2.针对不同意见进行直接的辩论。

3.积极投入到决策和行动计划中去。

4.对影响工作计划的行为负责。

5.把重点放在集体成绩上。

这听起来很简单,因为事情本身就是如此,至少在理论上简明易懂。然而要在实际中做到这些却是难上加难,因为那样需要高度的组织纪律性和持久性,能够做到这些的团队不多。

在深入分析每种障碍并探讨解决方法之前,你可能需要评估你的团队,找到解决问题的突破点。

2、如何克服团队协作的五大障碍

1、如何克服团队协作的第一大障碍:缺乏信任

一个团队的成员之间怎样才能建立相互信任呢?基于暴露弱点的信任不是一夜之间就可以树立的,这需要成员们长期同甘共苦,慢慢了解彼此的个性。不过,通过努力,一支团队可以大大缩短建立信任所需的时间,在相对较短的时间内取得相互信任。以下是一些特定的方法。

1)个人背景介绍

开会的时候,或者团建的时候,围坐在一起,问几个个人背景相关的问题。

问题不要过于敏感。现在有很多团队所谓的破冰,问的问题过于敏感,有的甚至粗鄙。

正常可以问一下:家里有几个孩子,家乡哪里,童年经历过什么样的挑战,个人爱好,第一份工作是什么,职业生涯中经历过哪些挫折,等等。

通过回答这些普通的问题,团队成员可以拉近相互关系,彼此更亲密,认识到别人同自己一样,也是拥有有趣的背景和故事的普通人。这有助于相互理解,避免团队中有人作出对别人不公平或是不妥的行为。我们通常会惊讶地发现,有些团队中的成员对于彼此的背景知之甚少,而少量的个人信息却能有效减少彼此的隔阂。

2)成员工作效率讨论

这项活动比前一项活动更具有力度和针对性,难度也相应较大。这需要团队成员指出同事为团队作出的最大贡献,以及最需要改进的地方,然后大家一起就每个人所说的进行讨论,讨论的对象通常可以从团队的领导者开始。

虽然这项活动看起来可能有些冒险,容易造成不满,但我们会惊喜地发现在一个小时之内,我们就能获得许多建设性的、有益的信息,而且活动通常会进行得很顺利。工作效率讨论需要大家相互信任才能提出有价值的建议,即使看上去不太协调的团队也能在不太紧张的气氛中进行这项活动。

3)360度意见反馈

实施起来比先前提到的工具更具风险,因为它需要团队成员相互给出具体的评价,提供建设性的批评意见。我认为,实施360度意见反馈活动的关键,是要同正式的工作表现评价或审核完全区分开来。只有这样,它才能作为团队协作开发工具来发挥作用,让员工们认识自己的优势和不足,同时不会带来不良影响。假如这项活动同正规的绩效考核有一丝关联的话,就会产生许多矛盾和消极影响。

4)集体外出实践

集体外出实践活动需要大家齐心协力、相互支持,这确实产生了不容置疑的效果。虽然这些效果不一定马上能体现出来,但只要将它作为建立团队信任的辅助方式,还是非常可行的。

团队领导的任务

为了鼓励团队成员彼此之间建立信任,团队领导需要采取的首要行动,就是率先承认自己的不足。这要求团队领导勇于在下属面前抛开面子问题,因为只有这样,他的下属们才愿意像他一样展现真实的自己。更重要的是,团队领导必须保证大家承认弱点后不会因此而受到不利影响。即使是最团结的团队,成员之间有时也会不自觉地相互指责对方的错误,这样就会不知不觉地降低彼此的信任度。最后,团队领导必须真诚地分析自己的弱点,不能敷衍了事。如果为了哄骗他人而假装敞开心扉、承认弱点的话,则最容易失去团队成员的信任。

2、如何克服团队协作的第二大障碍:惧怕冲突

建立起相互信任,团队成员就不会惧怕冲突,因为他们敢于进行激烈的辩论,他们不用担心自己所说的会被理解成冒犯他人的批评。

怎样才能使一支团队愿意进行积极有益的争论呢?首先要承认争论是有益的,因为很多团队都不愿意承认这一点。如果一支团队的成员认为没有必要发生冲突的话,当然就不会经常进行争论了。在承认争论的价值之后,我们可以通过以下几种方式来鼓励和促进积极的争论。

1)挖掘争论话题

避免争论的团队成员必须经常有意地“挖掘引起争论的话题”——把深藏不露的分歧摆在桌面上。这需要团队成员有提出敏感话题的勇气和信心,并迫使大家一起着手解决这些问题。开会时问题的讨论要体现出客观性,大家都要有决心投入争论中,直到问题解决为止。还可以指定一名成员在开会讨论时专门负责提出这类问题。

2)实时提醒

在挖掘争论话题时,团队成员需要相互监督,不要放弃有益的辩论话题。一个简单有效的方法就是在大家争论得有些烦躁、不愿继续进行的时候,有人能意识到这一点并鼓励大家这种争论非常必要。虽然听起来有些幼稚,但这种方式对于消除辩论中的紧张气氛是非常有效的,并且可以给辩论者信心,促使他们继续讨论下去。讨论或会议结束后,团队其他成员可以提醒辩论者,他们刚才的争论是为了团队的利益,没有任何不妥,而且今后有必要将这种争论继续下去。

团队领导的任务

团队领导在发动有益争论时最大的困难,就是同时想要维护团队成员间的平衡关系,怕他们受到伤害。这种顾虑会导致争论还没开始就被“解决”了,这样不利于培养他们正确处理争论的技巧。

因此,当团队成员进行争论时,团队领导应该冷静审视、顺其发展,即便有时场面看上去可能很混乱,也不要随意打断。做到这一点确实不易,因为许多团队领导都认为开会时局面失控是自己失职的表现。

领导们也需要以身作则,参与争论。如果领导总是置身于必要争论之外,那么团队就容易产生这种障碍,事实上很多团队领导都在犯这样的错误。

####3、如何克服团队协作的第三大障碍:欠缺投入

一支团队通过有益的争论,听取每位成员的意见,他们就完全可以取得共识,达成一致意见,因为他们能够从每位成员的意见中受益。

一个团队怎样才能够实现全力投入呢?团队成员可以通过实施一系列步骤来阐明观点,达成共识,克服追求绝对一致和绝对把握的误区,这样大家就能够上下齐心,全力投入。以下是一些简单有效的方法和原则。

1)统一口径

这是一个所有团队成员都可以在几分钟内实施,且没有任何经济投入的极有效方法。在团队会议结束的时候,大家可以一起清楚地回顾会议上作出的主要决定,以及如何向员工和客户传达相关消息。这是由于在大多数情况下,团队成员对于所达成意见的理解不尽相同,在具体实施计划前他们需要弄清楚具体结果。此外,还有员工还应该了解哪些举措属于公司机密,哪些则应该尽快明确地传达给员工。最后,领导们还可以发给部门员工一份会议总结,而此前员工们只能从参加会议的经理那里听到一些不一致的,甚至是前后矛盾的消息。

2)确定最终期限

虽然看上去很简单,但确保投入的最佳方式之一就是设立解决问题的最终期限,在期限之前大家必须作出决定,同时通过纪律和规定严格地遵守决议。形成这种障碍的最大原因就是大家作出的决定模棱两可。要克服这种倾向,时间限制必须明确规定。此外,除了明确最终时间,还需要针对问题的进展和各个步骤规定具体时间,因为这样做能确保在耗费过多的时间精力之前,团队成员之间不管产生何种偏差都能被及时发现并妥善处理。

3)意外和不利情况的分析

面临这种障碍的团队可以简单地讨论应对意外情况的计划,或者事先设想可能发生的最不利的结果,再根据这些作出决策。这样可以帮助他们克服对于失败的恐惧,让他们知道一旦决定是错误的,可能发生的情况并不像他们想的那样糟糕。

4)低风险激进法。

另一个克服欠缺投入这一障碍的方法,就是在风险较小的情况下采用激进的方式,即团队在进行了大量讨论之后,强迫自身在调查和分析不足的情况下作出决定。这样的话,他们通常发现自己所作的决定比预期的要好。此外他们还将意识到,这样作出的决定和经过长时间的调研之后得出的结论并没有太大区别。但这并不表示研究和分析不必要或者不重要,而是指在这方面存在问题的团队可以用这种方法来缓解,加快作出决策的速度。

团队领导的任务

团队领导应该比其他成员更能够接受可能作出错误决策的事实,他还应该时刻敦促成员们关注实际情况,遵守团队制定的时间计划。团队领导不应该把过多注意力放在追求绝对一致以及绝对把握上。

####4、如何克服团队协作的第四大障碍:逃避责任

要使团队成员担负责任,他们必须首先知道正确的目标。如果目标本身模糊不清,且大家从来没达成共识,那么即使是最热心负责的员工,也很难协助别人改进工作。

怎样才能保证一个团队的成员不逃避责任呢?关键是运用几个简单有效的管理方式。

1)公布工作目标和标准

使团队成员更易于对彼此负责的一个好办法,就是明确公布团队的工作目标、每位成员负责的工作,以及大家为取得成功需要做的事。目标和职责模糊不清是责任的大敌,即使团队已经就工作计划和行为规范达成共识,也应该公开强调这些共识,以免被大家忽视。

2)定期对成果进行简要回顾

必要的制度可以督促人们做他们本不愿意去做的事,因此,我们可以利用制度来敦促大家针对别人的表现给出反馈。团队成员应定期采用口头或书面的方式互相交流,针对同事在既定的工作目标和工作标准上的进展情况作出评价,如果不采取制度的方式约束大家,完全靠自觉的话,就会为逃避责任埋下祸根。

3)团队嘉奖

将对个人表现的奖励转为团队成果奖,可以培养负责任的风气,因为一个团队不会因个别成员没有尽到责任而坐等失败。

团队领导的任务

团队领导希望自己的团队成员能够对彼此负责,要达到这个目的,最大的难点在于为团队建立整体的责任机制。有些个人能力较强的领导趋于使自己成为唯一的责任人,于是成员们看到同事的缺点就不予以指出了。

####5、如何克服团队协作的第五大障碍:无视结果

如果团队成员不能为集体利益负责的话,他们就会把注意力放在个人需求上,如升职或自己负责的部门获利。因此,逃避责任使得团队成员不再关心集体的工作成果。

一个团队怎样确保成员们把重点放在集体成绩上?方法是明确界定集体的工作成绩,并奖励为集体成就贡献力量的成员。

1)公布工作目标。

向公众承诺要获取成功的团队会具有更高的工作热情,更渴望取得相关成就。而仅仅声称“我们会尽力而为”的团队,则无意识地、微妙地为自己的失败做好了准备。

2)奖励集体成就。

激励团队成员追求集体成就的有效方法之一,就是将他们的奖励,尤其是奖金,与特定的工作成绩联系在一起。不过,只借助于这一点将会产生问题,因为这样使得经济奖励成为他们工作的唯一动力,因此需要配合其他方式。同时奖励必须以工作成果为标准,如果仅仅让员工以“努力工作”的名义取得奖励,就等于传达了一种是否取得成果也无关紧要的信息。

团队领导的任务

对于这种障碍,团队领导应该作出比应对其他几种障碍更明确的表示,应强调注重集体成就。如果团队成员感到他们的领导最重视的问题不是集体成绩,也会去效仿他的做法。团队领导必须走出自我主义的误区,培养客观的态度,奖励那些真正为集体利益作出贡献的成员。

通过认识团队的人性化特点,团队成员就可以克服人性的弱点,建立信任,进行有益的争论,全力投入,注重集体成绩,从而取得成功!

——《团队协作的五大障碍》读书笔记

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